Crossfinances

Финансовая аналитика

Категории

Документооборот в ОАО «Варненский КХП»

Классификация документов.

Документами называют определенным образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.

Делопроизводство - совокупность работ по документированию деятельности учреждений и организации документов в учреждении, ведение канцелярских дел.

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявление, объяснительные записки, создаётся обычно рукописным способом.

Работники производственных подразделений и функциональных служб заполняют и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. Представим схему классификацию всех документов, используемых в ОАО «Варненский КХП», по признаку однородности:

Документооборот ОАО «Варненский КХП» состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (например, склад) и пунктами технической обработки документов (например, бухгалтерия). Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Любой документ, создаваемый в ОАО «Варненский КХП», является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Работа с документами предприятия представлена в виде следующей технологической цепочки операций. В деятельности предприятия ОАО «Варненский КХП» самостоятельно функционируют локальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации. Правила их оформления, хранения и использования строго нормированы. Они входят в номенклатуру дел отдельным разделом и не входят в административную систему документации, имея свою информационно-поисковую систему.

Официальные документы создаются в рабочее время от имени юридического лица (ОАО «Варненский КХП»).

Рисунок 5 - Схема организации работы с документами в ОАО «Варненский КХП»

Управленческие документы.

Подлинник - это основной документ, который оформлен соответствующим образом и подписан должностным лицом (руководителем предприятия или его заместителем). Другими словами подлинник - это оригинал документа.

Копия - это точное воспроизведение оригинала, который засвидетельствован в установленном порядке и имеет юридическую силу. На копии документа делают пометку «КОПИЯ» в правом верхнем углу и заверяют должностным лицом.

Дубликат - второй экземпляр документа, выдаваемый в случае утраты оригинала. Он полностью воспроизводит подлинный документ и имеет равную с ним юридическую силу. На этом документе тоже делается пометка «ДУБЛИКАТ» в правом верхнем углу.

Выписка - это копия, воспроизводящая часть интересующего текста документа. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц с печатью.

Любой документ, который создается внутри предприятия или получается извне, первоначально попадает к секретарю, где регистрируется в специальном журнале. Затем директор предприятия рассматривает этот документ, подписывает его, указывает место исполнения, и секретарь передает этот документ к месту исполнения. После исполнения документ сдается в архив.

Схема потока движения документов представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 - Поток движения документов в ОАО «Варненский КХП»

Основные виды управленческих документов, используемых планово-экономическим отделом.

Экономист в своей деятельности использует различные виды управленческих документов. Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности предприятия(подразделения), позволяющее руководству учреждения обеспечивать реализацию постоянных целей и задач, получить максимальный эффект от деятельности предприятия. В таблице 4 приведены основные виды документов.

Таблица 4 - Документация в планово-экономическом отделе предприятия

№ п.п.

Наименование документации

Предназначение документа

1

Приказ

Правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией

2

Распоряжение

Правовой акт, издаваемый единолично руководителем или его заместителем, в целях разрешения оперативных вопросов производственно-хозяйственной и административной деятельности

3

Протокол

Документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов

4

Акт

Документ, составленный для подтверждения установленных фактов, действий

5

Справка

Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий

6

Указание

Распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной организации

7

Устав

Определяет структуру, функции, права предприятия.

8

Должностная инструкция

Организационно-правовой документ, в котором определяется основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности

Перейти на страницу: 1 2

Характеристика ООО Перспектива строй
С 25 июня по 22 июля 2012 г. я проходила производственную практику в Строительной компании «Перспектива Строй», главный офис которой находится по адресу 606016, Нижегородская область, г. Дзержинск, пр-т Ленина, д. 117, кв. 18. Основными целями и задачами прохождения практ ...

Анализ экономической эффективности технологии производства основной продукции на ЗАО Электроизолит
На фоне мирового экономического кризиса возрастает роль конкурентоспособности российских производственных предприятий. Многие из них, начиная выходить на мировой рынок, осознают, что уровень их технической и технологической оснащенности не позволяет вести достойную борьбу за ...