Crossfinances

Финансовая аналитика

Категории

Документооборот в ОАО «Варненский КХП»

Классификация документов.

Документами называют определенным образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.

Делопроизводство - совокупность работ по документированию деятельности учреждений и организации документов в учреждении, ведение канцелярских дел.

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявление, объяснительные записки, создаётся обычно рукописным способом.

Работники производственных подразделений и функциональных служб заполняют и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. Представим схему классификацию всех документов, используемых в ОАО «Варненский КХП», по признаку однородности:

Документооборот ОАО «Варненский КХП» состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (например, склад) и пунктами технической обработки документов (например, бухгалтерия). Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Любой документ, создаваемый в ОАО «Варненский КХП», является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Работа с документами предприятия представлена в виде следующей технологической цепочки операций. В деятельности предприятия ОАО «Варненский КХП» самостоятельно функционируют локальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации. Правила их оформления, хранения и использования строго нормированы. Они входят в номенклатуру дел отдельным разделом и не входят в административную систему документации, имея свою информационно-поисковую систему.

Официальные документы создаются в рабочее время от имени юридического лица (ОАО «Варненский КХП»).

Рисунок 5 - Схема организации работы с документами в ОАО «Варненский КХП»

Управленческие документы.

Подлинник - это основной документ, который оформлен соответствующим образом и подписан должностным лицом (руководителем предприятия или его заместителем). Другими словами подлинник - это оригинал документа.

Копия - это точное воспроизведение оригинала, который засвидетельствован в установленном порядке и имеет юридическую силу. На копии документа делают пометку «КОПИЯ» в правом верхнем углу и заверяют должностным лицом.

Дубликат - второй экземпляр документа, выдаваемый в случае утраты оригинала. Он полностью воспроизводит подлинный документ и имеет равную с ним юридическую силу. На этом документе тоже делается пометка «ДУБЛИКАТ» в правом верхнем углу.

Выписка - это копия, воспроизводящая часть интересующего текста документа. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц с печатью.

Любой документ, который создается внутри предприятия или получается извне, первоначально попадает к секретарю, где регистрируется в специальном журнале. Затем директор предприятия рассматривает этот документ, подписывает его, указывает место исполнения, и секретарь передает этот документ к месту исполнения. После исполнения документ сдается в архив.

Схема потока движения документов представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 - Поток движения документов в ОАО «Варненский КХП»

Основные виды управленческих документов, используемых планово-экономическим отделом.

Экономист в своей деятельности использует различные виды управленческих документов. Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности предприятия(подразделения), позволяющее руководству учреждения обеспечивать реализацию постоянных целей и задач, получить максимальный эффект от деятельности предприятия. В таблице 4 приведены основные виды документов.

Таблица 4 - Документация в планово-экономическом отделе предприятия

№ п.п.

Наименование документации

Предназначение документа

1

Приказ

Правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией

2

Распоряжение

Правовой акт, издаваемый единолично руководителем или его заместителем, в целях разрешения оперативных вопросов производственно-хозяйственной и административной деятельности

3

Протокол

Документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов

4

Акт

Документ, составленный для подтверждения установленных фактов, действий

5

Справка

Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий

6

Указание

Распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной организации

7

Устав

Определяет структуру, функции, права предприятия.

8

Должностная инструкция

Организационно-правовой документ, в котором определяется основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности

Перейти на страницу: 1 2

Человеческий капитал теоретические и практические аспекты
Благополучие и развитие любого государства зависит от многих факторов и в первую очередь от его экономической деятельности. Роль рынка труда в экономике каждой страны чрезвычайно велика в силу того, что подавляющее большинство людей в любой стране получают доходы именно благ ...

Асимметрия информации на рынках и деятельность государственных предприятий
Актуальность темы исследования. В современных условиях повышается значимость информационной инфраструктуры, степени информированности о динамике рынков, спроса и предложения на них и наличия оперативной и объективной информации. Пример полной и симметричной информации - рыно ...